一、职场人士为了“遗忘”而做笔记

   

把工作过程记录下，来使得问题“可视化”，那么改善的方法自然也就出现了。在下次做同样的工作时，就会知道如何提高工作效率，从而达到进一步扩大工作成果的目的。

 

学生是为了记忆所学而做笔记，而职场人士是为了“遗忘”而做笔记。职场笔记不是为了背诵或记忆，而是先记录下来以备未来不时之需。

 

踏入社会以后，要想在工作上成为骨干，做笔记是一项最基本的技能，公司是不会教你的。你应该自己学习，而且应该下大力气去学。

提高工作效率的因素实际上很多就隐藏在做笔记的方法上，接下来将为大家介绍笔记法。

二、会议笔记本上应该记些什么？

   

1.会议笔记本上要记录的内容

 

在公司里，开会是家常便饭。此时，笔记本正好可以派上用场。

 

做会议笔记重要的一点是：一开始就要写明“本次会议要决定什么”。

 

会议让人觉得无聊的原因在于，没有做出任何决定，没有任何成果，当然就会有徒劳无功的感觉。

 

开会的目的应该是为了就某事作出决议才召集众人的，所以应该事先决定好议程。然而，很多会议只是众人议论一番或做做报告就结束了。

 

为了避免上述情况发生，首先要在笔记本上将“会议要决定什么”，如促销计划、发售日期、负责人及其责任分配等内容逐条列出，并圈起来。这样既醒目又可与会议记录区别开来。哪怕待决定的议题有好几个，只要简略化，逐条书写，就没问题。

另一个重点是“本次会议决定了什么”。

 

在开会之前，必须将会议的具体内容在开会时解决了。许多会议都是没有结果的。若明确了这一点，开会才有意义。

 

开会时，在设想和收尾阶段，思考三点：

 

• 何时（When）

• 谁（Who）

• 做什么（What）

 

这三点，我认为至关重要。也就是说，在会议前，把有关这3W的内容设想写在笔记本上，会后再把结果记录下来。

无法事先设想的情况下，可以在一边听取会议内容，边收集信息的过程中设想。

 

2.有趣的3W会议记录法

 

我说的3W记录法并不难，只要你在开会时，一边做会议记录，一边将脑海中浮现的执行该任务的人选和截止日期写下来就行了。

 

会议中，很多议题需要确认一些信息后再做判断，也就是需要以某项调查结果为依据来作出决定。比如，将父亲的零用钱数额与高中生女儿的零用钱数额作比较，从而判断哪一位会是此类商品的主要购买者。

 

很多时候开会并没有决定“谁要在何时做什么”，而仅仅是讨论下一步要“做什么”而已。

这时候，你继续做你的会议记录，但可以换成蓝色笔，设想一下下面的内容：

会由谁来做这项调查工作，根据自己推测写下“川上先生”；如果下一次会议时间定在三周后，由此你推断出“两周内”要把调查结果归纳整理出来，并将“两周后”的字样标注在笔记本上。当然，这些都是作为设想内容记录的。

 

之后，对于会议中实际决定的事情，在你设想内容的旁边，用红笔记录下来。

 

最终会议所决定的负责人可能与你设想的不一样，是“内海先生”，那你就把“川上先生”划去，改为“内海先生”。如果两周后圆满完成，那就画“○”，表示通过。

 

如果会议决定由你担当负责人，3W即成为你要完成的任务。接下来你要做的是，首先在日期便利贴上写上任务截止日期，然后贴于笔记本页面右侧。这么做，就可以督促自己在截止日期前完成任务。

 

如果你拥有会议的决定权，并且养成了上述习惯，绝对会受益良多。不仅由你主持的会议不会在结果模棱两可的状态下结束，而且你会在会议上明确3W问题，作出决定，让会议变得更有实效性。

在开会过程中，如果这个议题让你想到有工作任务要执行，即使有时候想错了也没关系，请马上换成蓝色笔，将截止日期、负责人姓名、该做何时等内容设想出来。

 

坚持这么做，开会就会变得跟赛马一样刺激！

 

3.把无聊的会议变成展现自己能力的良机

 

按照前述方法，养成习惯以后，在会议作出决定之前，你就已经能够对会议流程展开设想了。

至于最终如何作出决议，每个公司或者每个会议应该都有模式可循。当然有时候因为职位关系，你并没有决定权，然而这并不影响你事先设想，并记录在笔记本上，这是你的自由，别人管不着。

 

现在的我在很多事情上都有决定权了。然而，当我还是一个新人的时候，在会议中我根本无权作出任何决定。那时候我做的事情，就是把设想的内容和最终结果记录下来。

 

假装自己就是决策者，对需要决定的事情进行设想。不管你是新人、骨干还是管理层，都可以这样做。

 

年轻的时候，常会厌烦老被逼着参加各种无聊的会议。其实，不妨在会议中设想一下决议事项，将设想内容写下来，再与会议结果对照，看自己预测到了哪些事。这可是让自己不会在开会时睡着的秘诀。

培养预测未来的能力，以赛马的心情猜测谁的意见跟自己相同，抱着这样的心情开会，就能让无聊的会议现场变成刺激的赛马场。

 

而且如果你的设想与结果不同，还可以从差异中领悟出做决定的窍门。

 

如果出现工作没有人去做的情况，你可以马上举手请示，并告知大家自己能在何时完成任务。这是积极表现自己的机会。如此一来可以培养你敏锐的观察力，让你善于捕捉各种机会，自然比别人更容易获得成功。

 

对于无法决定由谁负责的工作，若你当场自告奋勇接下来，等于让自己有了表现的机会。等待别人分配工作当然很轻松，但是你自己主动接下工作，那种即将接受挑战的兴奋心情是无法言表的。

 

在会议上要尽量去设想，让自己成为跑得最快的那匹马。

4.巧做会议记录的秘诀

 

做会议记录，关键是要列出席次，并记录下出席者姓名。开会时，有时候会被要求做会议记录工作。此时，重点是记录出席者姓名及其发言内容。

 

会议开始后，立刻画好座位图。然后就可以一边听某人发言，一边做会议记录了。

 

会议流程，也就是议题或进度表，已经事先决定好的话，可以打印出来，代替笔记本使用。然后在会议期间，将要点记录在这张流程图的周边空白处，这样可以省略很多工作，使会议记录变得轻松。

这里要介绍的是我本人根据自身需要改进的科内尔笔记法，同样是分为三个部分，但是在开会时同时用到这三个部分。之所以要分为三个部分，是为了日后查阅及实时抓住会议要点。

 

三栏内容如下：

 

• 会议记录

• 疑问事项、关键词、点子

• 会议要点

 

中间的大面积空白处用来记录会议内容。具体记录方式，采用条列式也行，文章式亦可，按照自己喜欢的方式来就行。

左右两边的小栏用来记录会议中有疑问的事项。对于会议结束后有必要查询的关键词或会议中不懂的事项，当场记录在这两栏里。还有会议中想到的点子也可以记录在这里。

 

然后，要换页的时候，把该页的要点整理在笔记本下方的栏里。日后翻阅时，只要看看下面这一栏，就能回忆起当时的情形，同时也能训练自己在会议中归纳重点的能力。

5.用拍照的方式记录会议内容

 

在公司里，经常会遇到几个人聚在一起开小型会议的情况。

 

这种情况下，一般不要求做会议记录，但我会利用白板和数码相机，简单记录下会议内容。

 

会议中，我会在白板上书写重点内容，这其实就是会议记录。会后只要用数码相机拍下白板上的内容，然后打印出来贴在笔记本上，就大功告成了。

写在白板上的内容没必要再写到笔记本上去，这又不是在上课，不需要将白板上的字规规距距都记在笔记本上。

 

三、同一策划案相关的内容要记在同一页

在工作中要遵守“PDCA”这一流程。

 

PDCA是指Plan（计划），Do（实施），Check（检查）、Action（改善）这四个步骤。无论做什么工作，只要按照这四个步骤进行，就能提高工作效率。

 

实际上，能够做到计划和实施的人很多，而坚持做到检查和改善的人可就不多了。

 

然而，提高工作效率的重点就是检查和改善。做过的事要将其结果记录下来，工作进展不顺利时，问题的症结在哪里？下一次如何改善？工作进展顺利时，成功的原因何在？这些都要记录，都很重要。

 

这份记录将你宝贵的经验记录下来，而且积累的是专属你的经验。从书本上学到的知识或者别人传授的知识固然重要，但是，从亲身经历中总结出的和获取的知识更为宝贵。如果能够妥善保存，并能够运用到以后的工作中去，绝对可以提高工作效率。

 

而记录这些宝贵经验的载体正是笔记本。

在做策划案时，笔记本的使用，可以分为以下三个阶段：

 

• 设想阶段

• 实施阶段

• 收尾阶段

 

三个阶段的记录是这样完成的：一开始在笔记本上写下设想计划；到了实施阶段，在同一页空白处写下实施的具体内容；最后再在同一页的空白处写下收尾阶段的工作和想法。

四、一个主题一页纸的记录原则

即使主题内容一页写不满，在开始记录下一条内容时，也一定要换页记录，就算还剩下半页空白也不要紧，一定要从新的一页开始记录新的主题。

 

这么做是考虑到了记录结束后笔记本的使用。

 

笔记记录完以后，一般都要用电脑整理所记录的内容，用电脑整理资料（发邮件、写报告、写博客等）时，先打开笔记本，内容一览无余，方便电脑作业。

 

如果写得密密麻麻，同一页里写了很多不同主题的内容，在整理的时候就很难马上找到自己想要的资料。而且用电脑打字时，双手都没闲着，根本无暇再去翻笔记本。

 

大家在学生时代，也许会一边看笔记一边学习，但跨入社会以后，很多时候笔记本是作为电脑文件的草稿使用的。因此笔记本的内容条理清楚，使用起来会比较方便.而遵循一个主题页纸的原则做记录，在翻阅时也清楚明了。

大家要明白，工作笔记与学生时代的笔记性质已经不一样了，所以就算工作笔记写的不整齐，不美观，又有什么关系呢？

 

如果是需要记录横跨好几页的大量信息，可以将左右页合成一页，并以一个跨页为单位，分类记录。

 

奥野宣之在《A6全能笔记法》一书中提到，做笔记的方法，最重要的是将信息整合和按时间顺序来整理。

 

将信息按时间顺序记录，再整合、管理，这使本来毫无关联的信息也能串在一起，让工作管理变得简单了。从持久实用的角度来看，“时间排序”与“整合”确实很有说服力。

读书笔记不过瘾？学习之前先学会学习，是通往高效人生最短的路。

文章来源：笔记侠

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